Ein PDF soll überall gleich aussehen, nicht bearbeitet werden. Die Umwandlung in Word gibt Ihnen etwas, das Sie ändern können, aber wie gut das Ergebnis wird, hängt davon ab, wie das PDF erstellt wurde. Wer das weiß, erspart sich viel Ärger.
Prüfen Sie zuerst, welche Art von PDF Sie haben
Öffnen Sie das PDF und versuchen Sie, mit der Maus oder dem Finger einen Satz zu markieren.
- Der Text wird Wort für Wort markiert: Das PDF enthält echten Text. Es wurde wahrscheinlich aus Word, Excel oder einem anderen Programm exportiert. Solche PDFs lassen sich gut umwandeln.
- Die ganze Seite wird wie ein Bild markiert, oder gar nichts: Das PDF ist ein Scan oder ein Foto einer Seite. Es enthält keinen Text, nur ein Bild von Text. Die Umwandlung in Word ergibt eine Word-Datei mit Bildern, nicht mit bearbeitbaren Wörtern. Um Bilder von Text in echten Text zu verwandeln, braucht man OCR (Texterkennung), und das bietet PDF Safehouse nicht.
Was sich gut umwandeln lässt
- Absätze und Überschriften. Zeilen, die auf der Seite umbrechen, werden wieder zu richtigen Absätzen zusammengefügt, und fetter Text sowie Schriftgrößen bleiben erhalten.
- Tabellen. Text, der in Spalten ausgerichtet ist, wird zu einer echten Word-Tabelle, sodass Sie Zellen bearbeiten, Zeilen hinzufügen und sortieren können.
- Arabisch und andere rechtsläufige Schriften. Absätze und Tabellen werden von rechts nach links gesetzt, mit der ersten Spalte rechts.
- Bilder. Fotos und Logos werden als Bilder übernommen, die Sie verschieben oder löschen können.
Was sich schlecht umwandeln lässt
- Diagramme. Ein Diagramm in einem PDF besteht nur aus Linien und Formen. Es kann kein bearbeitbares Word-Diagramm mit seinen Zahlen werden. Wenn Sie ein Diagramm bearbeiten müssen, fragen Sie nach der ursprünglichen Excel- oder PowerPoint-Datei.
- Mehrere Textspalten, wie in einer Zeitung oder Broschüre. Die Lesereihenfolge kann durcheinandergeraten.
- Gestaltete Layouts wie Urkunden, Flyer und Formulare mit Kästchen. Word ist ein Editor für fließenden Text, daher verlieren diese ihre genauen Positionen.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie PDF in Word und wählen Sie Ihr PDF.
- Lassen Sie „Jede PDF-Seite auf einer eigenen Seite“ eingeschaltet, wenn die Word-Seiten den PDF-Seiten entsprechen sollen.
- Schalten Sie „Bilder einbeziehen“ aus, wenn Sie nur den Text brauchen und eine kleinere Datei möchten.
- Wählen Sie „In Word umwandeln“, laden Sie die .docx-Datei herunter und öffnen Sie sie in Word, Google Docs oder LibreOffice.
Das Ergebnis aufräumen
- Nutzen Sie in Word Alles auswählen und legen Sie eine Schrift für das ganze Dokument fest, wenn die Schriften gemischt aussehen.
- Prüfen Sie Tabellenrahmen und Spaltenbreiten. Sie sind eine Schätzung, je nachdem, wo der Text auf der Seite stand.
- Prüfen Sie Zahlen in Finanzdokumenten sorgfältig, bevor Sie sie weitergeben.
Brauchen Sie überhaupt Word?
Wenn Sie die Wörter nur in eine E-Mail oder ein anderes Dokument kopieren möchten, ist PDF in Text schneller und liefert reinen Text ohne Formatierung.