Die meisten E-Mail-Dienste lehnen Anhänge über etwa 20 bis 25 MB ab, und viele Firmen-Mailserver stoppen schon bei 10 MB. Ein gescannter Vertrag oder ein Bericht voller Fotos überschreitet diese Grenze leicht. Hier erfahren Sie, was ein PDF groß macht und wie Sie es verkleinern.
Was ein PDF groß macht
Text kostet fast nichts. Ein 100-seitiger Bericht nur mit Text ist oft kleiner als 1 MB. Die Größe kommt fast immer von Bildern in der Datei:
- Scans und Handyfotos. Jede gescannte Seite ist ein vollständiges Foto, oft mit viel höherer Auflösung als zum Lesen nötig.
- In Dokumente eingefügte Fotos. Ein 12-Megapixel-Foto, das in eine Word-Datei eingefügt und als PDF gespeichert wird, behält seine volle Auflösung, auch wenn es auf der Seite nur klein erscheint.
- Eingebettete Schriften. Sie vergrößern die Datei etwas, aber selten um mehr als einige hundert KB.
Zwei Arten zu komprimieren, und welche Sie wählen sollten
Das Tool PDF komprimieren von PDF Safehouse hat zwei Modi:
- Text markierbar lassen (empfohlen). Nur die Bilder in der Datei werden verkleinert und in vernünftiger Qualität neu gespeichert. Text bleibt echter Text, Sie können ihn also weiterhin markieren, durchsuchen und kopieren. Das entfernt meist den Großteil der Größe einer gescannten oder fotoreichen Datei.
- Seiten in Bilder umwandeln. Jede Seite wird zu einem einzigen Bild. Das ergibt immer eine vorhersehbare Größe, aber der Text lässt sich nicht mehr markieren oder durchsuchen. Nutzen Sie diesen Modus nur, wenn der erste die Datei nicht klein genug bekommt.
Wenn die Datei unter einer bestimmten Grenze bleiben muss, geben Sie die Zielgröße ein (zum Beispiel 9000 KB für eine Grenze von 10 MB). Das Tool senkt die Bildqualität schrittweise, bis die Datei passt.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie PDF komprimieren und wählen Sie Ihre Datei.
- Lassen Sie Text markierbar lassen ausgewählt und die Qualität auf Ausgewogen.
- Geben Sie bei Bedarf eine Zielgröße etwas unter Ihrem E-Mail-Limit ein.
- Laden Sie das Ergebnis herunter und öffnen Sie es einmal, um zu prüfen, ob es noch gut lesbar ist.
Wenn ein PDF nicht kleiner wird
Wenn das Tool meldet, dass es keine großen Bilder zum Verkleinern gibt, besteht die Datei überwiegend aus Text und Vektorgrafiken und ist bereits effizient. Ein paar Möglichkeiten bleiben:
- Teilen Sie sie auf. Mit PDF teilen können Sie sie in zwei oder drei E-Mails senden.
- Entfernen Sie Seiten, die niemand braucht, etwa leere Seiten oder Anhänge, mit Seiten entfernen.
- Teilen Sie einen Link statt eines Anhangs über einen Cloud-Speicher, den Sie bereits nutzen.
Tipps für kleinere Dateien von Anfang an
- Beim Scannen von Papierdokumenten reichen Graustufen oder Schwarzweiß für Text. Farbscans sind um ein Vielfaches größer. Das Tool Scannen als PDF hat einen Schwarzweißmodus genau dafür.
- Verkleinern Sie Fotos, bevor Sie sie in ein Dokument einfügen. Ein Bild, das auf der Seite 8 cm breit erscheint, muss nicht 4000 Pixel breit sein.